Lifte, die natA?rlichen Feinde der Reinigungsbranche? Nur wenige Bereiche eines Unternehmens sind so sensibel wie der Einkauf.
Die Beschaffung hat es immer wieder in sich: Das Controlling drAi??ngt auf mAi??glichst preiswerte Produkte, die FachkrAi??fte vor Ort auf QualitAi??t und die Chefetage auf schnelle EntschlA?sse. Wir zeigen Ihnen heute, wie Sie sich in diesem spannenden, aber manchmal schwierigen Feld richtig bewegen und worauf Sie im Einkauf unbedingt achten sollten.
Als Unternehmerlotsen mit dem Schwerpunkt GebAi??udereinigung erleben wir so einiges: ZunAi??chst einmal natA?rlich engagierte und kompetente Mitarbeiter innerhalb der jeweiligen Unternehmen, die ihr Fach meisterlich beherrschen. Auch vom hervorragenden Arbeitsklima sind wir immer wieder begeistert. Doch manchmal mA?ssen wir dann doch etwas schmunzeln, wenn wir mit den Missgeschicken so mancher EinkAi??ufer konfrontiert werden.
So hatte beispielsweise ein Unternehmer die im Grunde genommen hervorragende Idee, dass ein Kehrautomat die Arbeitsgeschwindigkeit doch deutlich erhAi??hen wA?rde. Also wurde fA?r das zweigeschossige GebAi??ude des Kunden ein entsprechendes GerAi??t angeschafft. Im Erdgeschoss leistete der Automat auch hervorragende Arbeit, nur mit dem zweiten Stock tat er sich etwas schwerer. Der EinkAi??ufer hatte nAi??mlich schlicht vergessen, dass es A?berhaupt keinen Lift gibt, mit dem das schwere ArbeitsgerAi??t hAi??tte transportiert werden kAi??nnen. Entsprechend verrichtet der Kehrautomat nun seinen Dienst im Erdgeschoss, wAi??hrend weiter oben noch mit traditionellen Werkzeugen gearbeitet wird.
Wie heikel Lifte in der Reinigungsbranche sind, zeigt auch unser nAi??chstes Beispiel, das abermals mit einer eigentlich guten Idee beginnt. Ein Unternehmer wollte seinen FachkrAi??ften Freude bereiten und hat daher nagelneue ReinigungswAi??gen bestellt – Gesamtwert: ca. 2400 Euro. NatA?rlich wurde der Lift eigens fA?r diesen Einkauf ausgemessen, es sollte ja alles passen und zu keinen peinlichen Fehlern kommen. Zufrieden machte man sich an die Bestellung. Die Lieferung verlief problemlos und die Reinigungsdamen vor Ort konnten sich ein FreudenlAi??cheln auch nicht verkneifen. Dieses erstarrte allerdings recht schnell – bei der ersten Fahrt mit dem Lift. Zwar passten die WAi??gen in den Aufzug, doch nur ohne dazugehAi??rige Reinigungskraft. Diese musste von nun an die Treppe nehmen, wAi??hrend ihr ArbeitsgerAi??t den gemA?tlichen Weg zum Einsatzort bevorzugte.
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Fehler sind menschlich, aber oft vermeidbar
NatA?rlich sind die beschriebenen FehlkAi??ufe keine Katastrophe, aber sie sind Ai??rgerlich und teuer – und sie wAi??ren vermeidbar gewesen. Missgeschicke dieser Art lassen sich nAi??mlich fast immer auf zwei mAi??gliche Ursachen zurA?ckfA?hren: fehlende Kommunikation innerhalb des Unternehmens und / oder unzureichende Planung im Vorfeld des Einkaufs. Wir wollen Ihnen deshalb im Folgenden zeigen, welche Klippen es beim Kauf von ArbeitsgerAi??ten zu umschiffen gilt und wie Ihnen dies gelingen kann:
1. Identifizieren Sie EntscheidungstrAi??ger, analysieren Sie Entscheidungsprozesse
Der Einkauf steht im Spannungsfeld verschiedenster Abteilungen. WAi??hrend Abteilungsleiter A den Rotstift zA?ckt, will Abteilungsleiter B richtig investieren, um den Kunden etwas bieten zu kAi??nnen. Dass dies nicht unbedingt zielfA?hrend ist, ist offensichtlich. Sie sollten daher erst einmal versuchen, die wirklichen EntscheidungstrAi??ger zu identifizieren. Wer hat A?berhaupt die Befugnis, im Einkauf mitzureden, und wer wAi??re nur gerne auch dabei? Trifft der Unternehmenschef die Entscheidung, was gekauft wird, oder ist es vielleicht der jeweilige Objektbetreuer? KlAi??ren Sie diese Fragen und Sie wissen, wen Sie in Ihr Kaufvorhaben involvieren mA?ssen und mit welchen Entscheidungsprozessen Sie in Ihrem Unternehmen konfrontiert sein werden.
2. Analysieren Sie Ihre speziellen Anforderungen
Jeder Einsatzort stellt ganz eigene AnsprA?che an ArbeitsgerAi??te. Diese sollten Sie vor, nicht nach einer Kaufentscheidung berA?cksichtigen. Um die jeweiligen Anforderungen auszuloten, sollten Sie neben den eigentlichen EntscheidungstrAi??gern ebenso beratende Mitarbeiter hinzuziehen. Das kAi??nnen insbesondere auch die ReinigungskrAi??fte vor Ort sein. Sie sind es schlieAYlich, die mit den eingekauften ArbeitsgerAi??ten umgehen mA?ssen, und sie kennen die Objekte wie kein zweiter. Bringen Sie alle Entscheider und Berater an einen Tisch und erarbeiten Sie gemeinsam Kriterien, die fA?r den jeweiligen Einkauf wichtig sind.
3. PrA?fen Sie eingehende Angebote grA?ndlich
Durch Ihre prAi??zise Anforderungsanalyse wissen Sie nun sehr genau, was Sie benAi??tigen und was nicht. Auf dieser Basis kAi??nnen Sie eingehende Angebote kritisch und kompetent A?berprA?fen: Wurden alle Kriterien berA?cksichtigt? Ist der Lieferant auf die besonderen Bedingungen vor Ort eingegangen? Diese und weitere Fragen kAi??nnen Sie durch einen simplen Soll-Ist-Vergleich beantworten. Dazu mA?ssen Sie sich lediglich an Ihrem eigenen Anforderungskatalog orientieren.
4. Legen Sie Kaufakten an
Trotz sorgfAi??ltigster Planung kann auch nach einem Kauf noch so einiges schief gehen. Die Bodenkehrmaschine macht andauernd Ai??rger, die ReinigungstA?cher fusseln oder die SchwAi??mme verbreiten schon nach kurzer Zeit einen unangenehmen Geruch. Informationen wie diese gehAi??ren in eine eigens angelegte Kaufakte. Auf diese greifen Sie vor jedem Einkauf zurA?ck und A?berprA?fen, ob Sie gegebenenfalls Ihre Entscheidung nochmals A?berdenken mA?ssen. Auch Fristen wie etwa die GewAi??hrleistung sollten in den Kaufakten ErwAi??hnung finden.
5. Dokumentieren Sie alle wichtigen Informationen
Eine E-Mail mit technischen Zusagen, ein Angebot mit verbindlichen Fristen, ein Vertrag mit WartungsansprA?chen, all diese Dokumente sollten Sie fein sAi??uberlich ordnen und archivieren – nicht nur dem Finanzamt zuliebe, sondern auch, um im Zweifel abgesichert zu sein. SchlieAYlich schA?tzt Sie auch die beste Einkaufsplanung nicht vor technischen Pannen und bAi??sen A?berraschungen.
Das waren sie auch schon: die fA?nf wichtigsten Tipps, die Sie im Einkauf beachten sollten.
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MAi??chten Sie mehr A?ber dieses spannende Themenfeld erfahren, dann laden wir Sie herzlich dazu ein, unseren Blog unter www.ausderpraxis.eu zu besuchen und mit uns und unseren Besuchern zu diskutieren. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!
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Die PowerManagement GmbH – die Unternehmerlotsen fA?r die Reinigungsbranche
Die PowerManagement GmbH unterstA?tzt GebAi??udereinigungsunternehmer, ihre Firma deutlich am Markt zu positionieren. Ziel ist es, sich von den Mitbewerbern am Markt deutlich abzuheben durch ein klares Erscheinungsbild, passende Angebote und speziellen Service.
Wesentlich fA?r die PowerManagement GmbH ist das gemeinsame Erarbeiten und Umsetzen von Erfolgsfaktoren. Zusammen mit dem Unternehmen wird nach den persAi??nlichen Perspektiven gesucht. Somit kAi??nnen kA?nftig jene Kunden gewonnen werden, die exakt das suchen, was das Reinigungsunternehmen bietet.
Dadurch wird eine tragfAi??hige Grundlage geschaffen, um wiederkehrende AblAi??ufe zu standardisieren, eine kraftvolle FA?hrungsstruktur zu schaffen und A?berzeugende QualitAi??tsarbeit im Sinne der Kunden zu leisten.
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